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2008年10月31日

コミュニケーション : (9).わかりやすい話し方

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わかりやすく話すための注意点は次のとおりです。

 (1). 図、絵、グラフと色彩を活用する

 (2). 話の「 間(ま) 」や強弱、イントネーションに注意する

 (3). 主語、述語、目的語などを明確にして、言葉を省略しない

 (4). ストーリー、話の展開を明確にする

 (5). 専門用語、横文字は相手の知識を確認してから使用する

 (6). 大きな声で、落ち着いて話す

 (7). 例えや比喩を使用する

 (8). 話は、全体 → 部分 → 全体 の順で展開する

 (9). 話は、結論 → 部分(詳細) → 結論 の順で展開する

(10). 聞き手の反応を観察して、相手にふさわしい話し方を工夫する

(11). 長い文章を話さない

(12). 表現は具体的にする

(13). 一度に多量の情報量を話さない

(14). 時々キーワードを二度繰り返し、協調、確認する

(15). 充分な準備をする

(16). 自信のない人は、リハーサルを行ない、自信を持って話す

(17). 自分が話そうとしている内容を、一度紙に書き出して見直す

2008年10月30日

コミュニケーション : (8).日本的?な表現

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直接答えない次のような表現もあります。

1. 私のセールスマン時代のお客様とのやりとり

  八王子のK社で販売物流のオンラインシステムの導入をめぐり、4社のヒート

  コンペティションになった。 そろそろ結論が出るころ、客先のディシジョン・

  メーカーのN部長が私に微笑みながら 「 有馬さん。 

  S社のF部長が、お宅で価格を決めてください、と言ってきた。 どうしましょう?」

  と。 私は 「 はっはっは。 勘弁してください。 」と笑いながら答えた。

  このN部長には気に入られて大変かわいがっていただのですが、この会話で

  N部長は私に言外に 「 有馬さんに発注します 」と言っていると受け取った。

  勿論N部長は、稟議も通過してないのに 「 有馬さんに発注します 」とは言え

  ない時点だったから。 

2. 私が学生時代に先生を口説いた話

  私は、横浜市港北区日吉本町の西田さんに6~7名の学生と下宿していた。

  その中の栃木県出身のS君、体育会のボート部に入りそちらが忙しくて授業にほとんど

  出なかった。 学年末に、フランス語の試験ができなかったのでまた落第しそうだ。

  「 また 」ということでおわかりでしょうが、K君落第して2回目の1年生を修了できるか

  否かの瀬戸際。 私が行った大学では、1学年は2回しかできない。 2回で終了でき

  ないときは退学という決まり。

  それで、これから西片町のK先生に救済をお願いに行くところだという。

  野次馬根性旺盛なわたしのこと、一緒にお願いに行ってやろう、頼むということになった。

  忘れもしないが、S君カルピス2本が入った箱を手土産に買い、K先生宅を訪問、

  応接間に通された。

  K先生、S君の話を聞いて、S君に「 答案用紙を友達に見せてもいいか?」と聞いた。

  S君観念していたのか、「 はい。 構いません。」と返事した。

  K先生が奥の部屋から答案用紙を持って応接間へ帰ってきた。

  K先生がS君と私の前に答案用紙を広げた。

  赤鉛筆で採点してあり、驚くことに 「 O 」 と書いてある。

  K先生、言う言葉がないからしばら沈黙。

  やおら私からK先生に 「 落第すると今度は退学になります。 親友がいなくなります。 

  何とか助けていただけませんでしょうか?」と泣き落としにかかった。 

  K先生、しばらく腕組みして考えていたが、「 来年のことは知らないよ。 」と言われた。

  S君も私もこれで2年生に進級できる、と了解したので、「 ありがとうございます。

  来年はこんなことがないよう頑張ります。 」と言ってK先生宅を後にした。

  K先生も 「 0点だけど、特別に進級させてやるよ。 」とは口が裂けても言えないので

  こういう表現になった。

2008年10月28日

コミュニケーション : (7).ほめ言葉

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コミュニケーションを円滑、効果的にに進めるためにはほめ言葉が必要不可欠です。

次のようなほめ言葉はいかがでしょうか?

 (1). OOさんにお願いして良かった

 (2). 忙しいのにたすかりました ありがとうございます

 (3). おまかせします

 (4). さすが OOさん いい仕事してくれて ありがとうございます

 (5). 仕事はできる人にまわってくるものです

 (6). おっ! すばらしい 社長が喜ぶよ

 (7). 客先のOO部長が、XYさんを頼りにしていると言ってくれたよ

 (8). よくがんばってくれてありがとう 君のおかげだ

 (9). 仕事熱心だね

(10). いつも積極的だね

(11). OOさんはわが社の有望株だ

(12). 君にお願いすると間違いないから 頼りにしている

(13). 私はOOさんの能力を買っているんだ

(14). 難しい仕事をよくやってくれた 君じゃないとできないよ

(15). するどい

(16). きれる

(17). よく気がつくね

(18). みんな君を頼りにしているよ

(19). 企画能力抜群だね

(20). 読みが深いね

(21). よっ!我が部のホープ

(22). 機転がきくね

(23). 万事抜かりがないね

(24). 君は営業部のエンジンだ

(25). さすが 勘が鋭いね

(26). 人を見る目はさすがだ

(27). 頭の回転が速いね

(28). すばらしい さっそくやってくれたんだね

(29). あの厳しい常務が激賞していたよ

(30). 君はすごく成長したよ 私はとてもうれしい

(31). これも部長のおかげです ありがとうございます

(32). 部長のお話 すごく勉強になります

(33). この提案書すばらしいできだ きっとバイされるよ

(34). その物の見方 経営者の目線だよ

(35). さすが目の付けどころがちがう いいよ すばらしい

2008年10月27日

コミュニケーション : (6).相手に話す

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相手に話す時の注意点は次のとおりです。

 (1). 大きい声で話す

 (2). はっきりと話す

 (3). 簡潔に話す

 (4). わかりやすく話す

 (5). ストーリーを話す ( 一度紙に書き出してレヴューする )

 (6). 話の内容が論理的であること

 (7). 話のスピードは相手に合わせる ( 早口にならないこと )

 (8). 熱意をこめて話す

 (9). 姿勢を正して話す

(10). 相手の目を見ながら話す ( じっと見つめない )

(11). 相手にわかりやすいうように図、絵、表、グラフ、カラーを活用する

(12). 話に強弱をつける

(13). 時々相手の理解度、気持を確認するため質問する

(14). 相手の質問、反論を想定して答を用意しておく

(15). 話の間に適宜間(ま)をとる

(16). 冷静に話す

(17). 予定時間内に話を終わる

(18). 一方的な話にならないよう、相手に話させる

(19). 適宜ゼスチャーを入れる ( 同じゼスチャーを頻発しない )

(20). 頭がスッキリした状態で話す ( 睡眠不足、二日酔いはNG )

(21). 自分の話の最後に、サマリーを話す

(22). 話の最後に話す機会、時間をいただいたお礼を言う

(23). 大事なケースは、リハーサルしておく

(24). 相手が多人数の時は、特定の人とばかり話さない

(25). 相手が多人数の時は、特定の人の顔ばかり見ない

(26). 話す側が複数の場合は、他の人にも話させる

(27). 言葉づかい、敬語を間違えないこと

(28). 時々相手に自分の話に同意を求める

(29). 豊かな表情で、ほほえむように話す

(30). 電話で話す時は電話に集中する

(31). 他の作業をしながら話さない

(32). 社外の人が聞こえるところで電話しない

(33). 約束したことは迅速に実行する

(34). 約束は守る

(35). 政治、宗教、下ネタの話はしない

(36). 足を組んだり、腕を組んだりして話さない

(37). 話を押し付けたり、決めつけたりしない

(38). 誰に対しても同じ態度で話す

     ( 上の人には卑屈な態度で、下の人には高慢な態度で接しない )

(39). 人や会社の悪口を言わない

(40). ならなれしくしない

2008年10月25日

コミュニケーション : (5).相手の話を聴く

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他人とコミュニケーションを行なう時は、まず相手の話を聴くことを優先すべきです。

できれば時間的の7割相手に話させて自分は聞き役にまわり、自分は3割くらい

話すのがよい。

相手に話してもらうと、相手の考え、希望、要望などがわかるので、自分としても

対応しやすい。

相手が自分に先に話してほしいのであれば、ご要望にそえばよい。

「 きく 」の漢字は、 「 聞く 」、「 聴く 」、「 訊く 」の3つがあります。

それぞれの意味は次のとおりです。

聞く : 声、音が耳に入る、聞こえてくる

聴く : 意識的に相手の話をきく

訊く : 相手に何かを尋ねる、問う

 ここでは 「 聴く 」が妥当と考え、聴くを使用します。

1. 他人の話を聴くときの心構え

  ①. 冷静に聴く

  ②. 真剣に聴く

  ③. 相手が何を言いたいのか、を理解する

  ④. 相手の話が筋(ロジック)が通っているか否か判断する

  ⑤. 適宜相槌を打つ

     はい、ええ、なるほど、確かに、そうですね、おっしゃるとおりです、 などを話の

     内容に合わせて使用する。 同じ相槌を連続して、頻繁に使用しない

     「 はい 」は、「 はい、はい 」と二度返事しないこと。 真剣でないと受け止め

     られたり、バカにしていると受け止められ良くない結果を招きます

  ⑥. 時々相手の話の内容を確認する

  ⑦. タイミングよく質問する

  ⑧. 豊かな表情で聴く

  ⑨. タイミングよく相手をほめる

     そのアイディアはすばらしい、さすがですね、 など

  ⑩. 話に合わせてうなずく

2. 聴くときの態度で気をつける点

  ①. 適度にアイコンタクトをとる ( じっと見つめない )

  ②. 体をそらさず ( そっくりかえらず )、身を乗り出すようにする

  ③. 話の内容によってはメモをとる 

     ( メモをとりすぎない、尋問されているようにうけとられると話はうまくゆかない )

  ④. 目線の高さを相手と合わせる

  ⑤. 他の作業をしながら話を聴かない、 話に集中する

  ⑥. 他に約束がある時は、事前に相手に時間を言っておく

  ⑦. 足を組んだり、腕を組んだりしない

  ⑧. 相手から目をそらさない

  ⑨. 相手が異性な場合、体や服装の特定部分ばかり見ない

  ⑩. いらいらしたり、そわそわしない

2008年10月24日

コミュニケーション : (4).わからないことは、確認する

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コミュニケーションは双方向が前提ですから、相手の言っていることがわからない、

明確でないときは、相手に確認しなければなりません。

また、思い違い、誤解もあるので、確認を要します。

言った本人の意図と違ったことを、聞き手が受け取っていた例など沢山あります。

確認しておけばよいのに、確認しなかったばかりに、とんでもない失敗をやらかした

こともあります。

他人が言ったことを自分が誤解することがありうるのですから、その反対もあります。

つまり、自分が言ったことを他人に誤解されることがありうるのです。

これを防止するには、まず自分で自分が言おうとしている言い方で、相手が自分の

考えているとおりに受け取ってくれるか、事前に考えてみることです。

つぎに、今自分が言ったことを相手が、自分の考えているとおりに受け取ってくれたか

否か、確認することです。

相手との付き合いが短いとか、大切な内容の時は確認が必要です。

確認されることを嫌う人も中にはいますが、積極的、仕事にまちがいがない、など

お客様や上司、同僚から信頼される方がはるかに多いです。

2008年10月22日

コミュニケーション : (3).ありがとうございます

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コミュニケーションは双方向が前提ですから、他人にお世話になった時には、

感謝の言葉 「 ありがとうございます 」 が必要です。

お客様が時間を割いて自分の話をきいてくれた、自分から物やサービスを

買ってくれたことに感謝の気持と言葉があって当然です。

お客様のお役に立つことは、即ち自分が社会に貢献していることで、貢献させて

もらっているのですから感謝しなければなりません。

自分が他人に感謝していると、自分も他人に感謝されるようになります。

他人に感謝できる自分は幸せだと思います。

次のような場合は「 ありがとうございます 」を心をこめて、相手の目を見て

発しましょう。感謝の気持ちを持って

①. お客様から電話をいただいた時

②. お客様との電話を終わる時

③. お客様を辞去する時お客様に対して、受付の方にも

④. お客様にヒアリングに応じていただいた時

⑤. メールの最初や最後に

⑥. 契約をいただいた時に

⑥. 納品した時に

⑦. お客様で、お茶を出してくださった方に

⑧. お客様で、応接室、会議室に案内してくれた方に

⑨. 上司、同僚のアドバイスしてもらった時に

⑩. 上司、同僚に食事に誘ってもらった時に

⑪. 給料、ボーナスをもらった時に

⑫. 上司、同僚、後輩からお土産をいただいた時に

2008年10月20日

コミュニケーション : (2).あいさつ、は自分から

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1. 「あいさつ」の意味

   あいさつは漢字では「挨拶」と書きます。 辞書(漢字源)によれば、

   挨 : 字音は「アイ」、 音読は「せまる」

       意味は 「 迫る。 そばにくっつく。 身動きできないほど近寄る。 」

   拶 : 字音は「サツ」、 音読は「せまる」

       意味は 「 迫る。 ぎりぎりに近づく。 すりよせる。」

   「 挨 」も「 拶 」もともに、「 迫る。 ぎりぎりに近づく。 そばにくっつく。」と、同じ

   意味があり「 挨拶 」で、「 そばに身をすりよせて、押し合う 」になり、転じて

   「 人のそばによってあいさつする」の意味になった、と書いてある。

   「せまる」も「近づく」も主体は自分で、他人が自分に「せまる」、「近づく」の意味では

   ないように読める。

   ならば、「あいさつ」は自分からするもので、他人が行なうのを待つものではない。

2. 「 あいさつ 」は人間関係の基本

   相手の目を見て、大きな声で、はっきり とあいさつすると、相手に好印象を与えます。

   他人にあいさつされてからあいさつするようでは印象が良くない。

   他人を待ったり、避けたりしていてはチャンスを逃します。

   自分から先にあいさつしましょう。

3. 知らない人にもあいさつしましょう

   社内でも、客先でも、出会った人が自分の知らない人でも、あいさつしましょう。

   目があってもあいさつしないとか、下を向いたり、横を向いてあいさつを避けて

   いるようでは、自分も他人から避けられるようになり、仕事がうまく行かなくなります。

4. 次のような時にもあいさつしましょう

   ①. 朝職場に入る時は「 おさようございます 」

   ②. 夕刻終業時に会社から帰る時は「 お先に失礼します 」

   ③. 夕刻終業時に他人が自分より先に会社から帰る時は「 おつかれさまです 」

   ④. 夕刻終業時に、後輩、部下が自分より先に帰る時は「 御苦労さまです 」

   ⑤. 自分が外出する時は「 行ってきます 」

   ⑥. 自分が外出先から会社へ帰ってきた時は「 ただいまかえりました 」

   ⑦. 他人が外出する時は「 いっていらっしい 」、「 いっていらっしゃいませ 」

   ⑧. 他人が外出から帰社した時は「 おかえりなさい 」

   ⑨. 席をはずすときは周りの人に声をかけましょう

      ・ 「 何時から何時までOO会議で席をはずします。よろしくお願いします。」

      ・ 「 OO(株)の△△課長が来社で何時まで会議の予定です。 よろしく

         お願いします。」

   ⑩. 自社で自分が知らないお客様に出会った時にも「 おはようございます 」

      とか 「 いらっしゃいませ 」とあいさつするようにしましょう。

5. あいさつはにこやかな表情で行ないましょう。

   暗い表情、むつかしい顔、するどい目つき であいさつされても逆効果です。

2008年10月18日

コミュニケーション : (1).なぜコミュニケーションが必要か?

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辞書を引くとある辞書には、

コミュニケーションとは、

  ①. 意思の疎通  

  ②. 意見・情報などの伝達、連絡、通信

  ③. 口頭、文書、合図などによる伝達、連絡

とあります。

また他の辞書には、コミュニケーションとは、

  ①. 他動詞 : 情報、見解などを ・・・ に知らせる、伝達する。

  ②. 自動詞 : 人が口頭、手紙、電話などで情報(意見、気持ち)を伝え合う、

            通信し合う、連絡を取り合う。

とあります。

いずれにしても、二者以上の間で意思、意見、情報、気持ち などを伝え合うことです。

特に会社での仕事は、一人で行なっているのではなく、多くの人が一つの仕事を分担

して実行しているので、仕事を成功裏に行なうためには、コミュニケーションは不可欠です。

報・連・相 (報告・連絡・相談)が必要な所以です。

コミニュケーションは、二者以上の間で双方向に行なわれますので、一方通行だったり

待ってばかりでは、できません。

お互いに積極的に働きかける、まず自分から働きかける、話しかけることが必要です。

自分から働きかけることにより、積極的と評価されることにもなります。

無関心でいたり、ためらったり、他人のことをとっつきにくいときめつけたり ・・・ は

コミュニケーションの障害になりますので、避けなければなりません。

特に他者に働きかけないで、きめつけることは思考停止の状態に行きつきます。

「 物言わざるは腹膨るるわざなり 」ということわざもあります。

コミュニケーションは、仕事の効率、スピードの重要な要素です。

2008年10月13日

かな漢字変換にご注意 (5)

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他人が書いた文字の間違いはよく目につきますが、自分が書いた文字はともすると

見過ごしやすいものです。 文字を書いたら自分で間違いはないかチェエクしましょう。

 (1). 映す  と  写す  と  移す

 (2). 符号  と  符合

 (3). 務める  と  勤める  と  努める

 (4). 稼業  と  家業

 (5). 復元  と  復原

 (6). 必至  と  必死

 (7). 体制  と  態勢  と  大勢

 (8). 採決  と  裁決  と  採血

 (9). 語意  と  語彙

(10). 一律  と  一率

(11). 師  と  士  と  氏

2008年10月11日

かな漢字変換にご注意 (4)

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変換された文字が異なると意味も違いますので要注意です。

 (1). 回答  と  解答  と  解凍

 (2). 容量  と  用量  と  要領

 (3). 進める  と  勧める  と  薦める

 (4). 厚生  と  更正  と  更生

 (5). 形  と  型

 (6). 荒い  と  粗い

 (7). 所用  と  所要

 (8). 回復  と  快復  と  開腹

 (9). 遅れる  と  後れる

(10). 油  と  脂

2008年10月 9日

かな漢字変換にご注意 (3)

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かな漢字変換したら、正しい変換結果か否か確認しましょう。

 (1). 清算  と  精算  と  成算

 (2). 厚意  と  好意  と  行為

 (3). 並行  と  平行  と  平衡

 (4). 景色  と  気色

 (5). 妨害  と  望外

 (6). 実体  と  実態

 (7). 影  と  陰

 (8). 飲む  と  呑む

 (9). 招集  と  召集

(10). 技  と  業

2008年10月 7日

かな漢字変換にご注意 (2)

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かな漢字変換したら、後で文章を間違っていないかチェックしましょう。

 (1). 交代  と  交替

 (2). 辞典  と  事典  と  字典

 (3). 時点  と  次点

 (4). 型  と  形

 (5). 収集  と  収拾

 (6). 発行  と  発効

 (7). 張る  と  貼る

 (8). 丸い  と  円い

 (9). 特長  と  特徴

(10). 適確  と  的確  と  適格

2008年10月 5日

かな漢字変換にご注意 (1)

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メール、ブログなどを見ていると間違ったかな漢字変換が行なわれているケースを

多々見受けます。

仕事に対する注意力を疑われる場合もあります。要注意です。

 (1). 移動  と  異動

 (2). 応える  と  答える

 (3). 超える  と  越える

 (4). 量る  と  測る

 (5). 競争  と  競走

 (6). 面  と  表

 (7). 追究  と  追及  と  追求

 (8). 意志  と  意思

 (9). 降りる  と  下りる

(10). 協同  と  共同

2008年10月 3日

情報セキュリティー : (3).不正アクセス禁止法

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 1. 不正アクセス禁止法の目的

   不正アクセス行為を禁止するとともに、これについての罰則及びその再発防止のための

   都道府県公安委員会による援助措置等を定めることにより、電気通信回線を通じて行わ

   れる電子計算機に係る犯罪の防止及びアクセス制御機能により実現される電気通信に

   関する秩序の維持を図り、もって高度情報通信社会の健全な発展に寄与することを目的

   とする。

2. 規制行為

  (1). なりすまし行為

      ホームページ改ざん等の被害を受けた場合の措置

      他人のIDやパスワード等を盗用して、不正にコンピューターを利用する行為。

      ・ 対象となるコンピューターにアクセス制御がかけられていることが必要条件。

       機密情報が管理者のミスでネット上に公開されてしまった場合、これにアクセス

       しても不正アクセス行為にはならない。

      ・ アクセス制御は、対象コンピューターではなく、サーバーによる場合でも有効。

  (2). セキュリティホールを突いた不正行為

      アクセス制御がかけられているコンピューターに対してセキュリティー・ホールを

      突いてアクセスした場合も不正アクセス行為になる。

      ただし、コンピューターにアクセス制御がかけられているこたが必要条件。

  (3). 不正アクセス助長行為

      他人のIDやパスワード等を第三者に提供する不正アクセスを助長行為。

3. 罰 則

  1年以下の懲役または50万円以下の罰金。

4. 警視庁の不正アクセスに関するホームページ

   「ホームページ改ざん等の被害を受けた場合の措置」を次のようにガイドしている。

   平成12年2月13日に、「不正アクセス行為の禁止等に関する法律」が施行されました。

   不正アクセス禁止法によると、ネットワークを利用した ・ なりすまし(他人のID、パス

   ワード等を不正に利用する)行為 ・ セキュリティホール(プログラムの不備等)を攻撃

   して侵入する行為 が禁止されています。  

   セキュリティホールを攻撃され、Dos(DDos)攻撃を受けたり、ホームページが書き換え

   られてしまうような被害等は、現在でも日々発生しています。  

   他に、オンラインゲーム上で、他人のユーザIDとパスワードでなりすましてログインし、

   他人のキャラクターの装備品やアイテムを自分のキャラクターに移し替えたり、他人に

   なりすましたオークションへの出品や入札なども不正アクセス禁止法違反になります。  

   特にオンラインゲームは、若者のユーザも多く、熱中するあまり犯罪の意識がなくなって

   しまうケースが見られます。

   そして、不正アクセス禁止法違反の検挙者の未成年者の占める割合は年々増加傾向

   にあります。  

   皆さんが不正アクセスの被害にあわないために、インターネットを利用する際には

   どんな場合であってもユーザIDとパスワードをきちんと管理することが最も大切です。

   他人に教えたり、推測されやすいパスワードを設定したりしてはいけません。  

   不正アクセス行為の被害を認知した時は、以下の手順で対応しましょう。

   そして、後で原因を究明して再発防止の検討をするために、実施した作業の経過を

   記録しておくことが非常に大切です。

   万一、早急に復旧の必要性がある場合は、ハードディスクを取り外してデータの保存

   を行い、別のハードディスクを用いてバックアップデータにより復旧してください。

   但し、バックアップデータにバックドア(不正侵入の際の裏口)が仕掛けられていない

   ことが大前提です。  

   また、バックアップデータに、元の被害システムと同じユーザ名やパスワード、脆弱性

   等が含まれている可能性もありますので、システムを復旧する前に必ずこのような

   問題点を修正するようにしましょう。  さらに、復旧作業をする際も作業の経過を忘れ

   ずに記録しておきましょう。

   また、不正アクセス禁止法では、システムの管理者に不正アクセス行為の防御措置

   を講じる責務を課しています。  不正アクセスの被害にあわないために、確実な

   セキュリティ対策を実施しましょう。

   【問い合わせ先】 警視庁 ハイテク犯罪対策総合センター 対策第二班

              TEL 03-3581-4321(代表)

              警視庁不正アクセスに関するホームページ

2008年10月 1日

情報セキュリティー : (2).不正競争防止法

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1. 目 的 : 市場における競争が公正に行なうことにより市場経済社会を正常に

          機能させるため。

2. 保護の対象 : 

  (1). 需要者に広く認識されている商号、商標、商品等。

  (2). 営業機密。

      1). 秘密管理されている。 ”2). 事業活動に有用な技術上、営業上の情報。

      3). 公然と知られていないもの。

3. 規制対象 : すべての者。

4. 規制対象 : 

  (1). 広く需要者の間に認識されている商号、商標、商品等と同じ、あるいは類似の商号、

      商標、商品等を使用した商品を譲渡などして他人の商品、営業と混同を生じさせる

      行為。

  (2). 他人の商品の形態を模倣した商品を譲渡、貸与、展示、輸出、輸入する行為。

  (3). 窃取、詐欺、強迫その他の不正手段により営業秘密を取得する行為、または不正

      取得行為によって取得した営業秘密を使用または開示する行為。

5. 刑事罰

   5年以下の懲役、または500万円以下の罰金。

   法人に対する処罰もある。

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