１．　セキュリティー

　　　セキュリティー・ソフトでメールおよびメールに添付するファイルを発信前にスキャンすること。　　　　　　　　　　　勿論受信メールやファイルもセキュリティ・ソフトでスキャンすべきです。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ウィルス・メールやウィルスに感染したファイルを送ると、他に迷惑をかけたり、最悪の場合は　　　　　　　　　　　相手から損害賠償を請求される可能性があります。

２．　メールに関するルール

　　　（１）．　相手が客先の場合、客先にメールに関するルールがあれば、それに従うべきです。　　　　　　　　　　　　　　　　客先社内にメールにう関するルールがない場合はビジネス・メール一般のルールに従う。　　　　　　　　　　　　　でも、相手先に聞いてみておくと安全です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（２）．　相手が社内の場合は、社内ルールに従う。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　社内にメールに関するルールがない場合はビジネス・メール一般のルールに従う。　　　　　　　　　　　　　　　　　上司や先輩に聞いてみてはいかがでしょうか？

３．　メールの形式　（　テキスト形式、ＨＴＭＬ形式　）

　　　（１）．　通常はテキスト形式を使用します。　メール・ソフトの設定を確認しておきましょう。　　　　　　　　　　　　　（２）．　ＨＴＭＬ形式を使用する場合は、事前に相手方の了解を得ておきましょう。　　　　　　　　　　　　　　　　　　（３）．　ＨＴＭＬ形式だとウィルスに感染しやすいので避けた方が無難でしょう。

４．　メールを使用しない方が良い場合

　　　（１）．　不幸の知らせの場合は、メールを使用しない方。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（２）．　祝い事でも、あまり親しくない相手にはメールを使用しないで、正式のお祝い状や祝電を送る。　　　　　　（３）．　急ぎの用件な場合は、メールだけでの連絡は避けた方が良い。　メールはいつ着くか、わから　　　　　　　　　　ないし、着かないかもしれないので。　急ぎの場合、たとえば今朝で、夕方５時から緊急会議　　　　　　　　　　　　を開催するような場合は、メールを出しておいて、すぐ電話で連絡した方が安全です。

　　　（４）．　次のような場合は相手がメールを見られないこともあるということを承知しておいた方がよい。　　　　　　　　　　①．　相手が外出中、出張中でメールを見ることができない。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②．　サーバーのトラブルで、相手にメールが届いていない。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　③．　相手先を間違えて送り、自分が認識していなかった。

５．　機種依存文字、半角カタカナ　は使用しない。

　　　（１）．　機種依存文字は使用しない　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　機種依存文字は機種固有の文字で、Ｗｉｎｄｏｗｓマシーンで書いて、Ｍａｃｉｎｔｏｓｈマシーンで　　　　　　　　　　　　読むと次のようになります。

　　　　　　　　Ｗｉｎｄｏｗｓマシーンで書いた文字　　　　Ｍａｃｉｎｔｏｓｈマシーンで表示される文字

　　　　　　　　　　　　　　　　　Ⅰ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（特）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Ⅱ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（監）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Ⅲ　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（企）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　①　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　☐　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（日）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　③　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（月）

　　　　（２）．　半角カタカナ　文字はＭａｃｉｎｔｏｓｈマシーンでは読めません。

６．　新入社員の方へのアドバイス

　　　（１）．　最初は報連相を兼ねて、メールの原稿を書いて上司に見てもらった方が安全でしょう。　　　　　　　　　　（２）．　自分の判断だけでメールを出すと、トラブルの元になる可能性があります。　　　　　　　　　　　　　　　　　（３）．　慣れてきてもメールを出す時は、必ず自分の上司にＣ．Ｃ．かＢ．Ｃ．Ｃを出しましょう。　　　　　　　　　　　（４）．　メールは、発信する前に２度は見直しましょう。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　１度目は、メールを書いて５分してから。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　２度目は、更に５分経ってから。